Wij verwerken (medische) persoonsgegevens van onder meer onze bewoners, vrijwilligers, medewerkers en websitebezoekers. Wij hebben privacy hoog in het vaandel staan, zeker ook vanwege de gevoeligheid van bepaalde persoonsgegevens. In onze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarvoor. Tevens staat in de privacyverklaring opgenomen welke rechten u hebt. Mocht u vragen hebben of uw rechten willen uitoefenen dan kunt u contact opnemen met FG functionaris Gegevensbescherming.

Privacyverklaring

Naam onderneming: Care-Inn Zorg B.V. (hierna: ‘Care-Inn’)
Adres: Kerkstraat 21, 5061 EG Oisterwijk
E-mailadres: Info@care-inn.nl
Telefoonnummer: 013 720 00 96
Contactgegevens FG: Mevrouw Angèle Witlox – Verstijnen
Website: www.info@care-inn.nl

1. Introductie
1.1 Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens van onder andere maar niet uitsluitend bewoners, medewerkers, vrijwilligers en websitebezoekers. Wij verwerken uw persoonsgegevens als bewoner, om goede zorg te kunnen verlenen. Er kan hierbij gedacht worden aan het verwerken van persoonsgegevens voor uw inschrijving, contact, zorgverlening en de facturatie. Daarnaast zijn wij als zorgaanbieder verplicht om dossiers aan te leggen en te bewaren. Omdat wij daarnaast niet alle diensten zelf leveren, maar voor sommige diensten andere dienstverleners inschakelen, is het soms nodig om gegevens te delen met derden. Als wij u bijvoorbeeld doorverwijzen, zullen wij ook een deel van uw zorgdossier moeten delen. Wij doen dat op basis van een wettelijke grondslag en verstrekken slechts de persoonsgegevens die van belang zijn voor die dienstverlening.

Ten aanzien van onze medewerkers, vrijwilligers en websitebezoekers merken wij op dat het verwerken van persoonsgegevens onder meer noodzakelijk is voor het verlenen en de afwikkeling van onze dienstverlening alsook voor de uitvoering van een overeenkomst.

In deze privacyverklaring gaan wij er verder in op wat wij met uw persoonsgegevens doen.

Wij verwerken gegevens overigens alleen voor het doel waarvoor ze aan ons ter beschikking zijn gesteld. Daarnaast hebben enkel de medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en daarvoor geautoriseerd zijn, toegang tot uw persoonsgegevens.

1.2 Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor al onze bewoners. Daarnaast is deze privacyverklaring ook van toepassing wanneer u een bezoek brengt aan onze website, een voormalige bewoner bent, een medewerker of vrijwilliger bent, bewoner wil worden of wilde worden, maar dit uiteindelijk niet is gebeurd of wij voor uw zorgaanbieder waarnemen en alle andere betrokkenen waarvan wij persoonsgegevens verwerken.

1.3 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Onze organisatie is (verwerkings)verantwoordelijke voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens.  

 
2. Persoonsgegevens en verwerking daarvan

2.1 Wat zijn persoonsgegevens en welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Er zijn verschillende categorieën persoonsgegevens zoals gegevens betreffende behandelingen, facturatie en verwijzingen. Uw persoonsgegevens verkrijgen wij vaak van uzelf of van uw wettelijk vertegenwoordiger. Deze ontvangen wij bijvoorbeeld wanneer u met ons belt, mailt, in een gesprek met ons bent, een brief stuurt of een formulier invult. Soms verkrijgen wij uw persoonsgegevens van andere organisaties, zoals de huisarts, apotheek of uw arts in het ziekenhuis. Wanneer u bewoner wordt bij ons, vragen wij u om een aantal persoonsgegevens, zoals onder meer uw voor- en achternaam, geslacht, adres, geboortedatum, rekeningnummer, telefoonnummer, e‐mailadres, burgerservicenummer (BSN), (zorg)indicatie, gegevens over de gezondheid, verzekeringsgegevens en financiële gegevens. Wanneer u behandeld wordt, worden de voor de zorgverlening relevante persoonsgegevens zoals gegevens omtrent behandeling en onderzoek vastgelegd in uw zorgdossier.

Wanneer u medewerker bij ons bent, vragen wij u om persoonsgegevens ter uitvoering van de gesloten (arbeids)overeenkomst en om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Wij verwerken onder meer uw voor- en achternaam, BSN, kopie van legitimatiebewijs, geboortedatum en -plaats, geslacht, burgerlijke staat en nationaliteit. Verder verwerken wij uw contactgegevens (zoals uw e-mailadres, telefoonnummer) en opleidingsgegevens (bestaande uit opleidingsniveau, diploma’s, CV en VOG). Wij verwerken verder de noodzakelijke financiële gegevens (bestaande uit onder meer uw bankrekeningnummer, verzekeringen, salaris- en loonstrookgegevens). Ook gegevens met betrekking tot de gezondheid van u als werknemer, zoals medische keuringen en werkongevallen, worden mogelijk door ons verwerkt.

Wanneer u vrijwilliger bij ons bent verwerken wij uw persoonsgegevens, onder meer ter uitvoering van de gesloten vrijwilligersovereenkomst. Indien u bij ons werkzaam bent als vrijwilliger verwerken wij onder meer uw voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer (IBAN) en gezondheidsgegevens in geval van het melden van een bedrijfsongeval tijdens uw vrijwilligerswerk.

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Wanneer u bijvoorbeeld een brochure aanvraagt en/of een informatie-aanvraag doet, vragen wij om uw voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast kunnen wij via de website, bijvoorbeeld door middel van cookies, uw IP-adres verwerken.

2.2 Wat betekent verwerken?

De betekenis van het begrip ‘verwerken’ is ruim en houdt onder meer in: het verzamelen, bewaren, raadplegen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en het verstrekken aan derde partijen die voor ons bepaalde diensten uitvoeren. 

2.3 Op basis waarvan mogen wij uw persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen niet zomaar persoonsgegevens van u verwerken. Daar hebben wij een legitieme reden en grondslag voor nodig. Vaak vloeit dit voort uit de (behandel)overeenkomst die wij met u sluiten, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd bedrijfsbelang (zo verwerken wij bijvoorbeeld gegevens om onze diensten te verbeteren, om goede banden met betrokkenen te onderhouden etc.). Soms is dit gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt uw toestemming op elk moment weer intrekken.

Indien u niet akkoord gaat, of uw toestemming intrekt, kunnen we u in bepaalde gevallen niet goed van dienst zijn. Passende zorg kan enkel geleverd worden als alle relevante gegevens beschikbaar zijn. Bovendien zijn wij verplicht om een zorgdossier aan te leggen om de kwaliteit van (toekomstige) zorg te waarborgen.

2.4 Wettelijke verplichtingen en bewaartermijnen

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens hanteren wij de wetgeving waaraan wij moeten voldoen, waaronder de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor de bewaartermijnen geldt dat het uitgangspunt is dat wij uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk (voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld). Dat is doorgaans ongeveer twee jaar. Sollicitatiegegevens bewaren wij bijvoorbeeld maar vier weken.

Voor sommige persoonsgegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo zijn zorgaanbieders op grond van de WGBO verplicht om de zorgdossiers van cliënten twintig jaar te bewaren, na de laatste wijziging in het zorgdossier. Wanneer de zorgverlening wordt beëindigd wordt uw dossier in het elektronisch cliënten dossier afgeschermd voor medewerkers en op non-actief gezet. Als de wettelijke bewaartermijn is verlopen en u niet langer cliënt/bewoner bij ons bent, worden uw persoonsgegevens vernietigd. Andere persoonsgegevens (die geen gezondheidsgegevens zijn), waaronder financiële gegevens, worden vijf of zeven jaar bewaard, afhankelijk van de wettelijke termijn. Camerabeelden binnen toegankelijke ruimtes en kamers van bewoners, zijn real-time beelden en worden niet vastgelegd.

Persoonsgegevens van medewerkers bewaren wij ook niet langer dan noodzakelijk. Zo werken wij gegevens doorgaans tot twee jaar na het aflopen van de (arbeids)overeenkomst. Wij zijn verplicht om bepaalde persoonsgegevens, zoals kopieën van identiteitsbewijzen van medewerkers voor een termijn van vijf jaar te bewaren. Daarnaast zijn wij verplicht om bepaalde fiscale gegevens voor een termijn van zeven jaar te bewaren.

Ook persoonsgegevens van vrijwilligers bewaren wij niet langer dan noodzakelijk. De persoonsgegevens worden verwerkt gedurende de periode dat de vrijwilliger werkzaamheden verricht bij ons en doorgaans tot twee jaar na het aflopen van de vrijwilligersovereenkomst. 

3. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt met het doel waarvoor ze aan ons ter beschikking zijn gesteld. Wij verwerken persoonsgegevens dus voor verschillende doeleinden. Hieronder zijn een aantal doeleinden uitgelicht.

3.1 Inschrijving bewoners en zorgverlening

Indien u zich inschrijft, moet u naast andere persoonsgegevens (zoals beschreven onder 2.1) ook uw BSN opgeven. Dat moeten wij op uw identiteitsbewijs controleren: wij leggen deze gegevens vast in onze administratie. Wij maken alleen met uw toestemming een kopie van uw identiteitsbewijs. Als dat aan de orde is, zullen wij u vragen naar een eventueel dossier bij uw voorgaande zorgaanbieder.

De verwerking van persoonsgegevens van bewoners is noodzakelijk voor de uitvoering van de geneeskundige behandelovereenkomst en de woonserviceovereenkomst, en daarmee de zorgverlening. Voor dit doel wisselen wij soms ook uw persoonsgegevens uit met andere zorgverleners, zoals huisartsen, apotheken en ziekenhuizen. Dit doen wij op een beveiligde manier en alleen als dit noodzakelijk is voor de zorgverlening. Gegevens uit het zorgleefplan van bewoners worden alleen gedeeld met diegenen die bij de zorg zijn betrokken of wanneer u toestemming hebt gegeven voor het delen van die gegevens.  

3.2 Administratie

Meer algemeen verwerken wij persoonsgegevens voor onze interne administratie. Dit zodat wij u goed van dienst kunnen zijn en kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals de verplichting om bepaalde gegevens te bewaren.

3.3 Betaling

Wij gebruiken gegevens van bewoners om de zorgfinancier of de bewoner een factuur te sturen voor de zorg. Dat kan ook via een administratiekantoor. Op de factuur staan uw NAW-gegevens en een specificatie van de diensten en kosten. Deze facturen bewaren wij voor onze debiteurenadministratie. Indien een rekening na meerdere herinneringen niet wordt betaald, kunnen gegevens worden gedeeld met derden voor de incasso.

Daarnaast gebruiken wij gegevens van onze medewerkers en vrijwilligers voor het uitbetalen van loon en vergoedingen.

3.4 Zorgfinanciers

Indien u verzekerd bent als bewoner, wisselen wij uw persoonsgegevens uit met de zorgfinancier  Wij wisselen enkel de noodzakelijke gegevens uit. De zorgfinancier kan tevens gegevens opvragen van verzekerden/bewoners voor een controle. Afhankelijk van het soort onderzoek moeten wij de gevraagde gegevens verstrekken. Daarbij zullen wij uw privacy altijd voorop stellen.

3.5 Website

Via onze website kunnen wij bepaalde persoonsgegevens van u verzamelen en verwerken. Dit betreft uw naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien u dat invult). Wij gebruiken verder cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor sociale media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Daarnaast verzamelen wij ook interesses zodat wij en onze partners communicatie relevanter kunnen maken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door de website kunnen worden gebruikt om gebruikservaringen efficiënter te maken. Dit doen wij alleen indien u hiermee akkoord bent gegaan op onze website.

3.6 Melden van incidenten

Als er onverwachts toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of wij vermoeden dat dat het geval is, dan zullen wij dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit incident op uw persoonsgegevens betrekking heeft en voor u mogelijk een hoog risico inhoudt op uw rechten en vrijheden, dan brengen wij u zo snel mogelijk op de hoogte.

3.7 Verwerkers

Het kan noodzakelijk zijn dat gegevens worden gedeeld met derden. U kunt hierbij denken aan een ICT-leverancier, een CRM-beheerder, administratiekantoor en een organisatie die de klanttevredenheidsonderzoeken uitvoert. Indien deze derde kwalificeert als een verwerker, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af met deze partij zodat uw privacy beschermd is. Voor deze partijen gelden dezelfde eisen en uitgangspunten zoals in deze privacyverklaring zijn vastgelegd.

3.8 Marketing en communicatie

Wij gebruiken uw contactgegevens om contact met u te onderhouden, e-mails te versturen en u te benaderen over dienstverlening. U kunt zich via de e-mails altijd uitschrijven voor dergelijke berichten.

3.9 Kwaliteitsbewaking en -verbetering

Uw e-mailadres kan worden gebruikt om uw ervaringen met ons te delen via een klanttevredenheidsonderzoek. Wij willen graag weten wat u van ons vindt, maar zijn hiertoe ook verplicht op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Dit onderzoek is anoniem en wordt uitgevoerd door een onafhankelijk bureau.

Daarnaast kunnen uw gegevens onderworpen zijn aan interne en externe audits. Indien noodzakelijk, vragen wij daarvoor om uw toestemming.

3.10 Monitoring

Om de eigendommen en veiligheid van onze bewoners en medewerkers te beschermen, maken wij op sommige locaties buiten en binnenin algemeen toegankelijke ruimtes gebruik van zichtbare camera’s. U wordt met behulp van een symbool in de buurt van de camera gewezen op de aanwezigheid van de camera’s.

Camera’s in het kader van de zorgverlening binnen de kamer van de patiënt worden enkel ingezet en aangebracht met toestemming van de bewoner of diens vertegenwoordiger. Het betreft enkel ‘real-time’ monitoring. De camerabeelden worden dus niet opgeslagen.

4. Plichten zorgaanbieder

4.1 Beveiliging

De persoonsgegevens worden door ons met de grootst mogelijke zorg beveiligd. Wij nemen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens. Dit doen wij bijvoorbeeld door middel van het verlenen van autorisaties aan bevoegde personen, door meerfactorauthenticatie alvorens een medewerker toegang heeft tot uw zorgdossier en doordat de gegevens van bewoners versleuteld worden verstuurd. De systemen waarin uw gegevens zijn opgeslagen zijn daarmee alleen toegankelijk voor medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Het dossier van bewoners wordt dus alleen gedeeld met degenen die bij de zorg zijn betrokken of waarvoor toestemming is gegeven.

Verder hebben zorgaanbieders een beroepsgeheim en mogen in de basis niets doorgeven aan anderen zonder uw toestemming. Al onze medewerkers die gegevens van bewoners verwerken of daarvan kennis nemen, hebben zich verplicht tot geheimhouding. Daarnaast mag iedere zorgverlener alleen onder zijn/haar eigen account inloggen. In uitzonderingsgevallen kan het toch nodig zijn om snel toegang te krijgen tot een zorgdossier, bijvoorbeeld bij spoedgevallen.

Wij verwachten dezelfde technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van de organisaties die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers), en dit is zo vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

Wij geven daarnaast geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

4.2 Verantwoordingsplicht  

Om te voldoen aan onze verantwoordingsplicht houden wij registers bij van verwerkingen en eventuele datalekken.

5. Waar hebt u recht op?

   U heeft een aantal rechten op grond van de wetgeving. Indien u een van uw rechten wil uitoefenen, vragen wij u schriftelijk een verzoek te doen. U kunt een verzoek indienen via angele@care-inn.nl (onze Functionaris Gegevensbescherming). Wij zullen binnen één maand reageren op uw verzoek. Dit kan ook de mededeling betekenen dat uw verzoek meer tijd in beslag neemt. Wij kunnen de termijn dan met twee maanden verlengen.

5.1 Recht op inzage en afschrift
U hebt het recht om kennis te nemen van de gegevens die wij van u verwerken, bijvoorbeeld in uw dossier. Bewoners kunnen bijvoorbeeld op afspraak hun dossier inzien onder begeleiding van een zorgprofessional. Verder hebt u recht op een afschrift van uw dossier. Persoonlijke aantekeningen vallen niet onder dit inzagerecht. Gegevens van derden in uw dossier zullen in beginsel onzichtbaar gemaakt worden.

5.2 Recht op correctie
U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens te rectificeren. Tevens kunt u uw dossier aanvullen. Bijvoorbeeld, in geval van een zorgdossier, met een second opinion van een andere zorgaanbieder of uw eigen visie op de zorg. Zorg er ook voor dat u wijzigingen in uw gegevens doorgeeft, bijvoorbeeld uw huisadres bij een verhuizing of wijziging van een telefoonnummer. Voor simpele wijzigingen kunt u gewoon de locatie bellen of mailen. Voor een complexer verzoek kunt via bovenstaand e-mailadres een verzoek indienen.

5.3 Recht op verwijdering
U hebt het recht op gegevensverwijdering. Deze verwijdering is niet in alle gevallen mogelijk. Bij bewoners moet gelet worden op het aanmerkelijk belang van een ander om de gegevens te bewaren (denk aan een rechtszaak of erfelijkheid) en andere wettelijke voorschriften die zich verzetten tegen vernietiging.

5.4 Recht op klagen
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Bij klachten of eventuele vragen kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Wij doen er alles aan om deze klacht samen met u op te lossen. Mocht dat niet tot het gewenste resultaat leiden dan hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

5.5 Recht op bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit kan slechts in uitzonderlijke gevallen, zoals bijvoorbeeld in geval van direct marketing of indien sprake is van wetenschappelijk/historisch onderzoek of statistische doeleinden. Als u een beroep op dit recht doet, stoppen we met de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden.

5.6 Overige rechten
U hebt tevens recht op overdraagbaarheid/dataportabiliteit, informatie, beperking van de gegevensverwerking, het recht op het verkrijgen van uw gegevens in elektronische vorm en recht om niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde besluitvorming (daar maken wij geen gebruik van).

6. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Zoals beschreven in deze privacyverklaring, kunnen verschillende personen/organisaties uw persoonsgegevens van u ontvangen. U kunt hierbij voor bewoners denken aan andere zorgaanbieders en zorgfinanciers. Voor medewerkers geldt dat uw persoonsgegevens gedeeld kunnen worden met onze andere entiteiten, voor de globale bedrijfsvoering en het globale personeelsbeheer. Ook verwerkers kunnen uw gegevens ontvangen. Voor deze personen/organisaties gelden dezelfde eisen en uitgangspunten zoals in deze privacyverklaring zijn neergelegd.

7. Aanpassingen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring nader aan te vullen of om hierin wijzigingen aan te brengen. Een nieuwere versie vervangt een oudere versie. De meest recente versie vindt u op de website